1．客户询盘：一般在客户下purchase Order之前，都会有相关的Order Inquiry给事务部，做一些细节上的了解。

2．报价：事务部及时回复客人查询，承认货品品名，类型，出产厂家，数量，交货期，付款方法，包装标准及柜型等，Performa Invoice给客户做正式报价。

3．得到订单：经过洽谈，收到客户正式的订单purchase Order。

4．下出产订单：得到客人的订单承认后，给工厂下订单，组织出产方案。

5．事务批阅：事务部收到订单后，首要做出事务审阅表。按“出口合同审阅表”的项目照实填写，尽或许将各种估计费用都列明。合同批阅需附上客人订单传真件，与工厂的收买合同。审阅表要由事务员签名，部分司理批阅，再交处理部人员审阅后才干履行。如金额较大的，或有预付款和佣钱等条款的，要经公司总司理批阅才行。合同批阅之后，制成出售订单，交给部分进程员跟进。

6．下达出产奉告：事务部在承认交货期后，满意下列状况可下达出产奉告, 奉告工厂准时出产：

6.1：假如是L/C付款的客户，一般是在交货期前1个月承认L/C现已收到，收到L/C后应事务员和单证员别离查看信用证，查看是否存在过错，交货期能否保证，及其他或许的问题，如有问题应当即请客人改证。

6.2：假如是T/T付款的客户，要承认定金现已到账。

6.3：假如是放帐客户，或经过银行D/A等方法收汇等，需司理承认。

7． 验货：

7.1：在交货期前一周，要奉告公司验货员验货。

7.2：假如客人要自己或指定验货人员来验货的，要在交货期一周前，约客户查货并将查货日期奉告方案部。

7.3：假如客人指定由第三方验货公司或公正行等验货的，要在交货期两周前与验货公司联络，预定验货时刻，保证在交货期前组织好时刻。承认后将验货时刻奉告工厂。

8．制备根本文件。工厂供给的装箱材料，制造出口合同，出口商业发票，装箱单等文件（应由事务跟单员制造，交给单证员）。

9．商检：假如是国家法定商检产品，在给工厂下订单时要阐明商检要求，并供给出口合同，发票等商检所需材料。并且要奉告工厂将来产品的出口口岸，便于工厂处理商检。应在发货一周之前拿到商检换证笔据/条。

10． 租船订仓：

10.1．假如跟客人签定的合同是FOB CHINA条款，一般客人会指定运送署理公司或船公司。应尽早与货代联络，奉告发货意向，了解即将组织的出口口岸，船期等状况，Q承认工厂的交货能否早于开船期至少一周曾经，以及船期能否到达客人要求的交货期。应在交货期两周之前向货运公司宣布书面定仓奉告（ING ORDER），一般在开船一周前可拿到定仓纸。

10.3．假如货品不行一个小柜，需走散货时，向货代公司定散货仓位。拿到入仓纸时，还要了解截关时刻，入仓报关要求，等内容。

10.4．向运送公司定仓时，一定要传真书面定仓纸，注明所定船期，柜型及数量，目的港等内容，以防止过失。

11． 组织拖柜：

11.3．要求工厂在货柜脱离工厂后赶快传真一份装货奉告给事务部，列明货柜离厂时刻、实践装货数量等，并记装箱号码和封条号码作为提单的材料。要求工厂装柜后一定要记住上封条。

13． 获得运送文件：

13.1． 最迟在开船后两天内，要将提单补料内容传真给船运公司或货运署理。补料要按找L/C或客人的要求来做，并给出正确的货品数量，以及一些特殊要求等，包含要求船公司伴随提单出的船证明等。

13.2． 催促船公司赶快出提单样板及运费帐单。细心核对样本无误后，向船公司书面承认提单内容。假如提单需客人承认的，要先传真提单样板给客人，得到承认后再要求船公司出正本。

13.3． 及时付出运杂费，付款后奉告船公司及时获得提单等运送文件。付出运费应做挂号。

14． 预备其他文件

14.1．商业发票：L/C 要求供给的文件中，对商业发票要求最严厉。发票的日期要承认在开证日之后，交货期之前。发票中的货品描绘要与L/C上的完全相同，小写和大写金额都要正确无误。L/C上对发票的条款应显现出来，要显现唛头。假如发票需处理对方大使馆认证，一般要提早20天处理。

14.2．FORMA原产地证书：FORM A 原产地证要在发货之前到查验检疫局申办。需留意的是运送日期要在L/C 的交货期和开船日之前，在发票日期之后。未能在发货之前处理的，要处理后发证书，需供给报关单，提单等文件。经香港转运的货品，FORM A证书一般要到香港的我国商检公司处理加签，证明未在港对货品进行再加工。

14.3．一般原产地证：一般原产地证可在我国交易促进会处理，要求低一些。可在发货之后不太长的时刻内补办。假如原产地证书要处理大使馆加签，也和发票相同要提早20天处理。

14.4．装运奉告：一般是要求在开船后几天之内，要奉告客人发货的细节，包含船名，航班次，开船日，估计抵港日，货品及数量，金额，包装件数，唛头，目的港署理人等。有时L/C要求供给发送证明，如传真报告书，发函底单等，留意按客人要求的时刻内处理。

14.5．装箱单：装箱单应清楚地标明货品装箱状况。要显现每箱内装的数量，每箱的毛重，毛重，外箱尺度。按外箱尺度计算出来的总体积要与标明的总体积相符。要显现唛头和箱号，以便于客人查找。装箱单的分量，体积要与提单相符。

15．交单：

15.1．选用L/C收汇的，应在规则的交单时刻内，备齐悉数单证，并严厉审单，保证没有过错，才交银行议付。

15.2．选用T/T收汇的，在获得提单后立刻传真提单给客人付款，承认遭到余款后再将提单正本及其他文件寄给客人。

15 3．假如T/T收汇的，要求收全款才干做柜的，要等收款后再组织拖柜。拿到提单后可当即寄正本提单给客人。

16．事务挂号：每单出口事务在完成后要及时做挂号，包含电脑挂号及书面挂号，便于今后查询，计算等。

17．文件存档：一切的文件、L/C和议付文件有必要留存一整套以备检用。

18．单证员平常应留意搜集运价变化，船期，航线，等信息，为事务员报价供给协助