1.客户询盘:一般在客户下purchase Order之前,都会有相关的Order Inquiry给事务部,做一些细节上的了解。
2.报价:事务部及时回复客人查询,承认货品品名,类型,出产厂家,数量,交货期,付款方法,包装标准及柜型等,Performa Invoice给客户做正式报价。
3.得到订单:经过洽谈,收到客户正式的订单purchase Order。
4.下出产订单:得到客人的订单承认后,给工厂下订单,组织出产方案。
5.事务批阅:事务部收到订单后,首要做出事务审阅表。按“出口合同审阅表”的项目照实填写,尽或许将各种估计费用都列明。合同批阅需附上客人订单传真件,与工厂的收买合同。审阅表要由事务员签名,部分司理批阅,再交处理部人员审阅后才干履行。如金额较大的,或有预付款和佣钱等条款的,要经公司总司理批阅才行。合同批阅之后,制成出售订单,交给部分进程员跟进。
6.下达出产奉告:事务部在承认交货期后,满意下列状况可下达出产奉告, 奉告工厂准时出产:
6.1:假如是L/C付款的客户,一般是在交货期前1个月承认L/C现已收到,收到L/C后应事务员和单证员别离查看信用证,查看是否存在过错,交货期能否保证,及其他或许的问题,如有问题应当即请客人改证。
6.2:假如是T/T付款的客户,要承认定金现已到账。
6.3:假如是放帐客户,或经过银行D/A等方法收汇等,需司理承认。
7. 验货:
7.1:在交货期前一周,要奉告公司验货员验货。
7.2:假如客人要自己或指定验货人员来验货的,要在交货期一周前,约客户查货并将查货日期奉告方案部。
7.3:假如客人指定由第三方验货公司或公正行等验货的,要在交货期两周前与验货公司联络,预定验货时刻,保证在交货期前组织好时刻。承认后将验货时刻奉告工厂。
8.制备根本文件。工厂供给的装箱材料,制造出口合同,出口商业发票,装箱单等文件(应由事务跟单员制造,交给单证员)。
9.商检:假如是国家法定商检产品,在给工厂下订单时要阐明商检要求,并供给出口合同,发票等商检所需材料。并且要奉告工厂将来产品的出口口岸,便于工厂处理商检。应在发货一周之前拿到商检换证笔据/条。
10. 租船订仓:
10.1.假如跟客人签定的合同是FOB CHINA条款,一般客人会指定运送署理公司或船公司。应尽早与货代联络,奉告发货意向,了解即将组织的出口口岸,船期等状况,Q承认工厂的交货能否早于开船期至少一周曾经,以及船期能否到达客人要求的交货期。应在交货期两周之前向货运公司宣布书面定仓奉告(ING ORDER),一般在开船一周前可拿到定仓纸。
10.3.假如货品不行一个小柜,需走散货时,向货代公司定散货仓位。拿到入仓纸时,还要了解截关时刻,入仓报关要求,等内容。
10.4.向运送公司定仓时,一定要传真书面定仓纸,注明所定船期,柜型及数量,目的港等内容,以防止过失。
11. 组织拖柜:
11.3.要求工厂在货柜脱离工厂后赶快传真一份装货奉告给事务部,列明货柜离厂时刻、实践装货数量等,并记装箱号码和封条号码作为提单的材料。要求工厂装柜后一定要记住上封条。
13. 获得运送文件:
13.1. 最迟在开船后两天内,要将提单补料内容传真给船运公司或货运署理。补料要按找L/C或客人的要求来做,并给出正确的货品数量,以及一些特殊要求等,包含要求船公司伴随提单出的船证明等。
13.2. 催促船公司赶快出提单样板及运费帐单。细心核对样本无误后,向船公司书面承认提单内容。假如提单需客人承认的,要先传真提单样板给客人,得到承认后再要求船公司出正本。
13.3. 及时付出运杂费,付款后奉告船公司及时获得提单等运送文件。付出运费应做挂号。
14. 预备其他文件
14.1.商业发票:L/C 要求供给的文件中,对商业发票要求最严厉。发票的日期要承认在开证日之后,交货期之前。发票中的货品描绘要与L/C上的完全相同,小写和大写金额都要正确无误。L/C上对发票的条款应显现出来,要显现唛头。假如发票需处理对方大使馆认证,一般要提早20天处理。
14.2.FORMA原产地证书:FORM A 原产地证要在发货之前到查验检疫局申办。需留意的是运送日期要在L/C 的交货期和开船日之前,在发票日期之后。未能在发货之前处理的,要处理后发证书,需供给报关单,提单等文件。经香港转运的货品,FORM A证书一般要到香港的我国商检公司处理加签,证明未在港对货品进行再加工。
14.3.一般原产地证:一般原产地证可在我国交易促进会处理,要求低一些。可在发货之后不太长的时刻内补办。假如原产地证书要处理大使馆加签,也和发票相同要提早20天处理。
14.4.装运奉告:一般是要求在开船后几天之内,要奉告客人发货的细节,包含船名,航班次,开船日,估计抵港日,货品及数量,金额,包装件数,唛头,目的港署理人等。有时L/C要求供给发送证明,如传真报告书,发函底单等,留意按客人要求的时刻内处理。
14.5.装箱单:装箱单应清楚地标明货品装箱状况。要显现每箱内装的数量,每箱的毛重,毛重,外箱尺度。按外箱尺度计算出来的总体积要与标明的总体积相符。要显现唛头和箱号,以便于客人查找。装箱单的分量,体积要与提单相符。
15.交单:
15.1.选用L/C收汇的,应在规则的交单时刻内,备齐悉数单证,并严厉审单,保证没有过错,才交银行议付。
15.2.选用T/T收汇的,在获得提单后立刻传真提单给客人付款,承认遭到余款后再将提单正本及其他文件寄给客人。
15 3.假如T/T收汇的,要求收全款才干做柜的,要等收款后再组织拖柜。拿到提单后可当即寄正本提单给客人。
16.事务挂号:每单出口事务在完成后要及时做挂号,包含电脑挂号及书面挂号,便于今后查询,计算等。
17.文件存档:一切的文件、L/C和议付文件有必要留存一整套以备检用。
18.单证员平常应留意搜集运价变化,船期,航线,等信息,为事务员报价供给协助